港区テニス連盟（以下「連盟」という。）は、連盟の会員（以下「会員」という。）及び連盟が主催・主管する大会の参加者（以下「大会参加者」という。）に関する個人情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」という。）を定めます。本ポリシーは、連盟が定める規約、連盟が主催・主管する大会の要項その他関連する規程とともに適用するものとします。

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1. 取得する個人情報
   連盟が取得する会員及び大会参加者の個人情報は、次のとおりとします。
   （１）会員から取得する個人情報
   ① 氏名
   ② 生年月日
   ③ 年齢
   ④ 性別
   ⑤ 住所
   ⑥ 電話番号
   ⑦ 港区在住証明書または港区在勤証明書（新規に登録する者に限る。）
   ⑧ 勤務先名・勤務先住所・勤務先電話番号（港区在勤者に限る。）
   ⑨ 所属団体名
   ⑩ メールアドレス（団体の代表者に限る。）
   
   （２）大会参加者から取得する個人情報
   ① 氏名
   ② 生年月日
   ③ 年齢
   ④ 性別
   ⑤ 住所
   ⑥ 電話番号
   ⑦ メールアドレス
   ⑧ 勤務先名・勤務先住所・勤務先電話番号（港区在勤者に限る。）
   ⑨ 所属団体名
   ⑩ 港区在住証明書または港区在勤証明書（大会当日に提示、会員は免除とする。）
   ⑪ 都民大会等の代表選手を選考する大会にあっては港区在住証明書または港区在勤証明書及び都内在住証明書（大会当日に提示）
   ⑫ 振込先銀行口座（大会が中止になり返金がある場合に限る。）
    

2. 利用目的
   取得した会員及び大会参加者の個人情報は、次に定める目的に限り使用します。
   ① 連盟の運営（会議の開催、会費の徴収等）
   ② 会員の入会資格の確認
   ③ 大会参加者の参加資格の確認
   ④ 大会の運営（大会の案内、参加費の徴収等）
    

3. 取得した個人情報の管理
   （１）取得した会員及び大会参加者の個人情報を管理する期間は次のとおりとし、期間を経過した後は速やかに破棄します。
   ① 会員から取得する個人情報を管理する期間は、次年度の登録更新時までとします。ただし、年度途中で退会する場合は当該時点で破棄します。
   ② 大会参加者から取得する個人情報を管理する期間は、当該大会の開催日から１年間とします。
   
   （２）取得した会員及び大会参加者の個人情報は、会長及び事務局長を個人情報管理者とし、本ポリシーに則り適正に管理します。
    

4. 第三者への個人情報の提供
   取得した会員及び大会参加者の個人情報は、本人の同意を得た場合を除き、第三者に提供しません。ただし、次に定める場合は、本人の同意を得ることなく第三者に提供できるものとします。
   ① 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、かつ本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
   ② 会員または大会参加者の生命、身体または財産の保護のために必要であり、かつ本人の同意を得ることが困難である場合
   ③ その他法令で認められる場合
    

5. 個人情報の開示
   連盟は、会員または大会参加者から、個人情報の保護に関する法律（平成１５年５月３０日法律第５７号）の定めに基づき、本人に係る個人情報の開示を求められたときは、遅滞なく開示することとします。但し、同法その他の法令により、連盟が開示の義務を負わない場合は、この限りではありません。
    

6. 苦情の申し立て
   連盟は、会員及び大会参加者から、個人情報の利用及び管理について、苦情の申し立てを受けた場合は、直ちに事実関係を調査します。当該調査の結果、本ポリシーに違反することが確認された場合は、速やかに是正措置を講じるとともに、その旨を会員及び大会参加者に通知します。

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２０２１年４月１日制定